Kodeks Pracy wyróżnia dwie podstawy odpowiedzialności materialnej pracownika. Pierwsza to tzw. „zwykła” odpowiedzialność materialna. Druga dotyczy mienia powierzonego. Zakres odpowiedzialności zatrudnionej osoby kształtuje się odmiennie w zależności od tej podstawy. Decydująca jest forma powierzenia mienia lub przyczyna szkody w postaci zawinionego zachowania.

I. Odpowiedzialność materialna pracownika

I. Zgodnie z Kodeksem Pracy pracownik, który wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych ze swej winy wyrządził pracodawcy szkodę, ponosi odpowiedzialność materialną według zasad określonych w przepisach ww. Kodeksu.

Kodeks przewiduje trzy rodzaje odpowiedzialności materialnej pracownika:

1. szkoda wyrządzoną z winy nieumyślnej
2. szkoda wyrządzoną z winy umyślnej
3. szkoda powstała wskutek niewyliczenia się pracownika z mienia powierzonego z obowiązkiem zwrotu lub do wyliczenia się

W przypadku wyrządzenia szkody przez pracownika pracodawca może dochodzić odszkodowania pieniężnego. Strony mogą ustalić, że pracownik przywróci stan istniejący sprzed wyrządzenia szkody, jednak związane z tym nakłady pracownika - wliczając wartość jego pracy - nie mogą przewyższać kwoty odszkodowania należnego pracodawcy z tytułu wyrządzenia tej szkody.

Pracownik ponosi odpowiedzialność wtedy, gdy pracodawca udowodni tę odpowiedzialność, czyli: 

• naruszenie obowiązków pracowniczych,
• winę pracownika, 
• szkoda w mieniu pracodawcy

Dotyczy to również odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną osobie trzeciej zgodnie z treścią Kodeksu Pracy.

Naruszenie obowiązków pracowniczych (bezprawność zachowania) następuje wówczas, gdy pracownik działa niezgodnie z obowiązkiem lub gdy nie podejmuje działań.

Jeżeli pracownik jednym zachowaniem (czynem) narusza jednocześnie kilka obowiązków, skutkiem czego powstaje jedna szkoda, może ponosić z tego tytułu odpowiedzialność tylko raz. Gdy natomiast wyrządził odrębnymi czynami kilka szkód, odpowiada za każdą z nich oddzielnie.

Niekiedy konieczne okazuje się zastosowanie Kodeksu Cywilnego dotyczące obrony koniecznej: art. 423 Kodeksu Cywilnego – kto działa w obronie koniecznej, odpierając bezpośredni i bezprawny zamach na jakiekolwiek dobro własne lub innej osoby, ten nie jest odpowiedzialny za szkodę wyrządzoną napastnikowi oraz stanu wyższej konieczności: art. 424 Kodeksu Cywilnego – kto zniszczył lub uszkodził cudzą rzecz albo zabił lub zranił cudze zwierzę w celu odwrócenia od siebie lub od innych niebezpieczeństwa grożącego bezpośrednio od tej rzeczy lub zwierzęcia, ten nie jest odpowiedzialny za wynikłą stąd szkodę, jeżeli niebezpieczeństwa sam nie wywołał, a niebezpieczeństwu nie można było inaczej zapobiec i jeżeli ratowane dobro jest oczywiście ważniejsze aniżeli dobro naruszone.

Wina nieumyślna pracownika może polegać na lekkomyślności gdy bezpodstawnie przypuszcza on, że uniknie wyrządzenia szkody lub na niedbalstwie gdy nie przewiduje wyrządzenia szkody, mimo że mógł i powinien przewidzieć nastąpienie tego skutku. Ocenę bezpodstawności należy odnieść do indywidualnych cech pracownika, takich jak np. wykształcenie.

Kodeks pracy wyczerpująco normuje odpowiedzialność materialną pracowników, ustanawiając podstawy tej odpowiedzialności odmiennie od podstaw przyjętych w kodeksie cywilnym. Pracownik ponosi materialną odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną zakładowi pracy na zasadzie winy. Jak wynika z przepisów regulujących bezpodstawne wzbogacenie nie może służyć obchodzeniu ograniczeń w zakresie pracowniczej odpowiedzialności materialnej wtedy, gdy bezpodstawne wzbogacenie się pracownika ma jednocześnie cechy zawinionego wyrządzenia szkody pracodawcy.

Szkody spowodowane błędami niezawinionymi przez pracownika obciążają pracodawcę zgodnie z Kodeksem Pracy, a przed przyjęciem pracownika do pracy pracodawca ma obowiązek sprawdzić kwalifikacje fachowe i osobowe.

Art. 300 KP lub przepis art. 425 Kodeksu Pracy mówi o tym, że osoba, która z jakichkolwiek powodów znajduje się w stanie wyłączającym świadome albo swobodne podjęcie decyzji i wyrażenie woli, nie jest odpowiedzialna za szkodę w tym stanie wyrządzoną. Jednakże kto uległ zakłóceniu czynności psychicznych wskutek użycia napojów odurzających albo innych podobnych środków, ten obowiązany jest do naprawienia szkody, chyba że stan zakłócenia został wywołany bez jego winy.

Dochodzenie odszkodowania od pracownika w związku z odpowiedzialnością materialną

Pracownik może na żądanie pracodawcy wpłacić dobrowolnie odszkodowanie w wysokości podanej przez pracodawcę lub wynikającej z ugody. Jeżeli pracownik nie wpłaca dobrowolnie żądanego odszkodowania, pracodawca w celu jego uzyskania musi wystąpić na drogę sądową. Pracownikowi w razie przegrania sporu grozi ponoszenie kosztów procesu (wpis oraz wynagrodzenie pełnomocnika pracodawcy), a gdy nie wykona on dobrowolnie wyroku  - także kosztów egzekucji.