Telefon +48 61 830 92 70
Potwierdzenia sald – Po co? Kiedy? Dlaczego?

Ustawa o rachunkowości na podstawie art. 26 ust. 1 pkt. 2 zobowiązuje jednostki do przeprowadzania na ostatni dzień roku obrotowego inwentaryzacji aktywów finansowych. Dokonuje się tego przy pomocy potwierdzeń sald. Czy jest to jednak konieczne?

Zgodnie ze wspomnianym zapisem Ustawy, inwentaryzacja drogą ustalenia sald obejmuje:

- stan środków na rachunkach bankowych,

- stan udzielonych pożyczek,

- stan należności z tytułu dostaw i usług,

- stan własnych składników aktywów powierzonych kontrahentom.

W przypadku środków pieniężnych regularną praktyką jest, że bank prowadzący rachunek jednostki przesyła informację o saldzie w postaci ostatniego wyciągu bankowego lub odrębnego pisma. Co ciekawe, w przypadku, gdy bank nie prześle odpowiedniej informacji, wówczas to jednostka powinna sama wystąpić z prośbą o potwierdzenie salda.

W odniesieniu do należności, w tym z tytułu udzielonych pożyczek, obowiązek uzgodnienia stanu salda spoczywa na wierzycielu. Najczęściej wysyła on do swoich dłużników wypełniony druk "Potwierdzenie salda" i oczekuje na potwierdzenie wykazanych w nim sald. W sytuacji wystąpienia rozbieżności należy różnice bezwzględnie wyjaśnić.

Zgodnie z Ustawą termin inwentaryzacji wskazano jako ostatni dzień roku obrotowego. Warto jednak wspomnieć, iż termin ten, zgodnie z innym artykułem Ustawy, uważa się za dotrzymany również w momencie, gdy inwentaryzacja należności nastąpi nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego. W praktyce wiele podmiotów korzysta z tej opcji i wysyła potwierdzenia sald z datą np. końca października, aby uniknąć w grudniu natłoku obowiązków związanych z zamknięciem roku.

Warto również wspomnieć, że za inwentaryzację w firmie odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki, co oznacza, że potwierdzenie salda powinno być podpisane bezpośrednio przez niego lub osobę upoważnioną do składania tzw. oświadczeń woli w imieniu jednostki. Jest to istotne ze względu na przerwanie biegu przedawnienia należności, gdyż w wyniku potwierdzenia stanu należności wierzyciel uznaje istnienie długu.

Ciekawym jest, że przedawnienia należności nie może przerwać potwierdzenie sald podpisane przez służby finansowo-księgowe dłużnika, ponieważ według orzeczeń Sądu Najwyższego są one nieupoważnione do reprezentowania dłużnika w stosunkach zewnętrznych.

Podsumowując, potwierdzenie sald jest świetnym narzędziem analitycznym służącym badaniu sytuacji majątkowej danej jednostki, ponieważ dostarcza istotne informacje na temat rozrachunków w postaci uznanych przez kontrahenta faktur jak również jest formą monitu dla niesumiennych dłużników, a podpisane przez odpowiednią osobę i odesłane zwrotnie do wierzyciela może służyć jednostce jako pomoc w postepowaniach sądowych mających na celu odzyskanie należności.

 

 

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowo-prawnej.

DRD - logo szare Dom Rachunkowości i Doradztwa
Realizacja b2net.pl
Copyright 2018
All rights reserved.
iCEA - pozycjonowanie stron