Szanowni Państwo,

Mamy nadzieję, że został już wybrany w Państwa przedsiębiorstwie KSeF Master i, że udało się skutecznie przesłać do Urzędu Skarbowego druk ZAW-FA.

Kolejna część naszego wsparcia we wdrożeniu KSeF dotyczy zagadnień związanych z  odbieraniem faktur zakupu z KSeF.

Dlaczego tak ważne jest, abyście byli Państwo użytkownikami KSeF już od 01 lutego 2026 roku?

Ponieważ od 01 lutego 2026 roku największe firmy (sprzedaż brutto w 2024 przekroczyła 200 mln pln) będą miały obowiązek przesyłania wystawionych faktur sprzedaży do KSeF.
Będzie to oznaczać, że Państwa faktury zakupu na przykład za: media, intrenet, usługi telekomunikacyjne czy leasing odbierzecie Państwo już tylko i wyłącznie poprzez KSeF. Faktury nie będą przesyłane, jak dotychczas, mailem, pocztą czy odbierane z portalu danego dostawcy. Pozostali przedsiębiorcy (czyli również Państwo) będą obowiązkowo przesyłać faktury sprzedaży do  KSeF od 01 kwietnia 2026.

Odbiór faktur zakupu z KSeF będzie możliwy przez osoby przez Państwa uprawnione (o uprawnieniach pisaliśmy we wcześniejszych informacjach), które po zalogowaniu się do systemu KSeF będą mogły pobrać faktury zakupu wystawione dla Państwa Przedsiębiorstwa.

Będzie mogło się to odbywać na kilka sposobów:

1. poprzez aplikację Podatnika KSeF 2.0 udostępnioną bezpłatnie przez Ministerstwo Finansów,

2. poprzez Państwa program do wystawiania faktur – jeśli będzie współpracował z KSeF (konieczny kontakt z dostawcą),

3. poprzez programy „zewnętrzne” na przykład: fakturowania, infakt.pl,

4. poprzez program Betterfly, który współpracuje z Optimą.

Faktury z KSeF będzie można pobierać w sposób ręczny lub automatyczny, poprzez zintegrowanie używanego programu z systemem KSeF. 
System KSeF nie będzie wysyłał do przedsiębiorców powiadomień o otrzymanych fakturach zakupu, dlatego konieczna będzie regularność w sprawdzaniu otrzymania faktur zakupu w KSeF.

Faktury zakupu, które pobierzecie Państwo z KSeF, po przeanalizowaniu i zaakceptowaniu prześlecie do DRD w celu zaksięgowania i rozliczenia podatkowego. Sposób przekazania ich do DRD będzie zależny od sposobu, w jaki pobierzecie faktury z KSeF (punkty 1-4 powyżej). Faktury, co do których będą wątpliwości lub faktury nieprawidłowe / niezasadne nie powinny być wysłane do DRD do czasu wyjaśnienia z kontrahentem i, co równie ważne, nieopłacone.

WAŻNE:

Faktury będą wystawiane wg numeru NIP firmy, a numer NIP jest informacją ogólnie dostępną, więc mogą zdarzyć się pomyłki lub celowe nadużycia w postaci wystawiania „pustych” faktur w celu uzyskania za nie zapłaty – stąd tak ważna jest weryfikacja przez Państwa pobranych z KSeF faktur. Faktury wystawiane w KSeF będą wystawiane wg jednego schematu – tzw. struktury logicznej FA(3) czyli wszystkie faktury będą wyglądać bardzo podobnie. Będą to tzw. faktury ustrukturyzowane. W celu łatwiejszej identyfikacji faktury będzie można poprosić wystawcę o uzupełnienie danych dodatkowych, np. danych handlowca na fakturze za nocleg. Informacja, na czyją prośbę została wystawiona faktura, pomoże w sprawdzeniu faktury  przedsiębiorcom, w których zakupów na rzecz firmy dokonuje wielu pracowników.

Faktury będzie można wysyłać do KSeF w trybie online lub w trybie offline24.

Należy zweryfikować, czy otrzymane od kontrahenta wizualizacje faktur z KSeF spełniają poniższe wymagania.

Jeśli otrzymaliście Państwo faktury bez certyfikatów konieczne jest uzyskanie faktury wysłanej do KSeF. W innym wypadku nie możemy zaakceptować takiego dokumentu jako faktury.

W trybie online zasadą będzie wysyłanie i odbieranie faktur do/z KSeF online, czyli w czasie rzeczywistym. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF i uznaje się za otrzymaną w dniu przydzielenia jej numeru identyfikującego tę fakturę – będzie to unikalny numer nadawany automatycznie przez system, dla celów identyfikacji konkretnej faktury w KSeF  (inny numer niż numer faktury nadany przez wystawcę) oraz kod QR, który ułatwi weryfikację autentyczności dokumentu.

Numer (KSeF ID) będzie się składał z 35 znaków i obejmował następujące elementy:

Nie będzie potrzeby wysyłania faktury do nabywcy w inny sposób, ponieważ nabywca pobierze tę fakturę mając dostęp do  KSeF.

Faktura ustrukturyzowana (inaczej e-faktura) to faktura wystawiona przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym  numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie (KSeF ID)

Posłużenie się fakturą poza KSeF (np. faktury wystawionej w KSeF, ale przekazanej kontrahentowi polskiemu lub zagranicznemu, który nie ma dostępu do KSeF) będzie wymagało jej wizualizacji i opatrzenia odpowiednim kodem QR, który umożliwi weryfikacje danych zawartych na fakturze. Taka faktura będzie mogła być wysłana mailem lub listem. W tym przypadku za datę otrzymania uznaje się datę rzeczywistego otrzymania faktury przez nabywcę.

W trybie offline24 - przedsiębiorca może opóźnić wysłanie faktury do KSeF, najpóźniej do końca następnego dnia roboczego. Datą wystawienia faktury pozostaje data wskazana na fakturze.  Przed wysłaniem faktury do  KSeF wystawca może udostępnić dokument odbiorcy, jednak powinien on być oznaczony dwoma kodami QR:

• pierwszy kod QR: zapewni dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację danych w niej zawartych ( posiada on oznaczenie: OFFLINE),
• drugi kod QR: umożliwi potwierdzenie tożsamości wystawcy i autentyczność faktury ( posiada oznaczenie:  CERTYFIKAT).

Stosowanie trybu Offline 24 będzie dobrowolne, a wystawionej faktury nie będzie można już zmienić.

WAŻNE:

Wszelkie błędy wystawionych faktur (korekta ilości, ceny itp.) będą mogły być poprawione tylko poprzez wystawienie faktury korekty i wysłanie jej do KSeF.

Poza nielicznymi wyjątkami, do faktury wysłanej do KSeF wystawca nie dołączy żadnego załącznika. Dokumenty typu: protokół odbioru, list przewozowy, CMR będą musiały być dostarczone w inny sposób (mail,  poczta) - czyli jak dotychczas.

Przykładowy wzór wizualizacji faktury z aplikacji podatnika KSeF ) obecnie obowiązujący schemat FA(2) -  przedstawiamy poniżej:

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowo-prawnej.