Szanowni Państwo,

Mamy nadzieję, że wybrali już Państwo KSeF Mastera oraz rozważyli nadanie dalszych uprawnień. Kontynuując nasz cykl artykułów poświęconych Krajowemu Systemowi e-Faktur, chcielibyśmy przybliżyć Państwu informacje dotyczące wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF.

Przypominamy, że od 1 lutego 2026 r. faktury w KSeF będą musiały wystawiać duże podmioty (o wartości sprzedaży brutto w 2024 r. powyżej 200 mln zł), natomiast od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek ten obejmie pozostałych przedsiębiorców. Wyjątkiem są podmioty wykluczone cyfrowo (podmioty osiągające sprzedaż brutto do 10 tys. zł miesięcznie podlegającą udokumentowaniu fakturami), które zostaną objęte obowiązkiem fakturowania w KSeF od 2027 roku. Należy jednak zaznaczyć, że na żądanie odbiorcy dokumentu podmiot wykluczony cyfrowo będzie zobowiązany do wystawienia faktury za pośrednictwem KSeF, a od tego momentu również do dalszego wystawiania faktur w tym systemie.

Jak wygląda proces wystawiania faktur w KSeF?

Faktura ustrukturyzowana (inaczej e-faktura) musi być zgodna z obowiązującą strukturą logiczną FA(3) oraz posiadać formę pliku XML. O wystawieniu faktury w KSeF decydować będzie jej skuteczne przesłanie do KSeF.

Wystawienie faktury w KSeF wymaga spełnienia wymogów związanych z procesem technicznym:

1. Uwierzytelnienie wystawcy-  wymaga zalogowania się do systemu oraz posiadania stosownych uprawnień. Dostępne metody uwierzytelniania obejmują Podpis Zaufany, podpis kwalifikowany, kwalifikowaną pieczęć elektroniczną lub certyfikat KSeF. System weryfikuje, czy osoba wysyłająca plik ma odpowiednie uprawnienia.
2. Nadanie numeru KSEF ID- dokument otrzymuje status faktury ustrukturyzowanej dopiero po przetworzeniu w systemie i nadaniu unikalnego numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF. Jest to inny numer niż numer faktury nadany przez wystawcę.
3. Uzyskanie UPO (Urzędowe Poświadczenie odbioru)-  UPO będzie generowane automatycznie przez system po przyjęciu e-faktury i nadaniu jej KSeF ID. Jest to  formalne potwierdzenie skutecznego odbioru dokumentu elektronicznego przez KSeF.

Struktura logiczna faktury stanowi jednolity, ustrukturyzowany wzór dokumentu elektronicznego w formacie XML. Narzuca ona jakie pola znajdują się na e-fakturze. Dane, które wymagane są przez ustawę o VAT są obowiązkowe np. data wystawienia, numer faktury.
Jeśli faktura nie będzie zgodna z obowiązującą w danej chwili strukturą logiczną lub któreś z pól obowiązkowych nie zostanie uzupełniony, dokument zostanie odrzucony przez system.

W trakcie wystawiania faktury mogą Państwo zamieścić na niej dodatkowe informacje, które nie są przewidziane w strukturze logicznej. Takie dane można zawrzeć w stopce dokumentu. Przykładowo mogą to być: logo firmy, informacje o załącznikach do faktury wysyłanych poza systemem KSEF.

Które faktury wymagają obowiązkowego wystawienia w systemie KSeF?

W systemie KSeF muszą być wystawiane wszystkie faktury na rzecz nabywców identyfikowanych NIP na potrzeby VAT. Warto zaznaczyć, że na obowiązek fakturowania w KSEF nie wpływa:

• Status kontrahenta- do KSeF trafiają faktury na rzecz przedsiębiorców będących podatnikami VAT czynnymi, VAT UE, podmiotów zwolnionych z VAT lub innych organizacji (np. fundacji);
• Rodzaj transakcji- zarówno faktury krajowe, jak i zagraniczne muszą być wystawiane w KSeF;
• Typ faktury- w KSeF znajdą się m.in.: faktury sprzedażowe, faktury zaliczkowe i rozliczeniowe, faktury korygujące oraz faktury wystawiane w procedurze tzw. samofakturowania.

Wyjątkiem od powyższego będą tylko faktury wystawiane na rzecz konsumentów (osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej). W takim przypadku wystawienie faktury w KSeF jest możliwe, lecz nieobowiązkowe.

Jednocześnie przypominamy, że w KSEF nie będą znajdowały się załączniki dotyczące faktur. Oznacza to, że dokumenty takie jak protokoły odbioru, listy przewozowe czy CMR będą nadal funkcjonować w dotychczasowym obiegu. Zaleca się uzgodnienie z kontrahentem najbardziej dogodnego dla obu stron sposobu przekazywania załączników (mail, poczta).

O czym należy pamiętać podczas wystawiania faktur w KSeF?

• Data sprzedaży

KSeF nie zmienia podstawowych zasad związanych z wskazywaniem na fakturze daty sprzedaży. Tak jak dotychczas jest ona identyfikowana zgodnie z momentem dokonania dostawy lub zakończenia realizacji usługi.

Jedyna zmiana dotyczy usług wykonywanych w sposób ciągły (usługi, w których zostały ustalone dane okresy rozliczeniowe oraz świadczenia ciągłe np. najem, dzierżawa, stała obsługa prawna i biurowa). Dotychczas zazwyczaj jako datę sprzedaży wskazywano ostatni dzień okresu rozliczeniowego lub ostatni dzień miesiąca. Od momentu wejście w życie KSeF, zgodnie z strukturą logiczną konieczne będzie wpisanie okresu wykonywania świadczonych usług np. od 1 do 31 stycznia 2026.

• Data wystawienia faktury

Aktualnie częstą praktyką było antydatowanie faktury tj. fakturując jakieś świadczenia i wystawiając fakturę w kolejnym miesiącu, np. 15 grudnia, data wystawienia była zrównywana z datą sprzedaży, np. 30 listopada. Niezbędna będzie, więc zmiana nawyków dotyczących wskazywania daty wystawienia faktury.

W systemie KSeF wymagane będzie wskazywanie bieżącej daty wystawienia faktury oraz ścisłe przestrzeganie ustawowych terminów jej wystawienia- zazwyczaj maksymalnie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonania świadczenia. Data wystawienia faktury będzie mogła różnić się od daty przesłania faktury do KSef o maksymalnie 1 dzień roboczy (faktury wystawiane w trybie offline24). Większa różnica między tymi datami może skutkować nałożeniem kar pieniężnych.

• Przedmiot sprzedaży

Ważne jest poprawne sformułowanie przedmiotu sprzedaży na fakturze. Po wejściu w życie KSeF organy podatkowe zyskają możliwość łatwej weryfikacji pozycji sprzedażowych. Aby uniknąć kontroli lub dodatkowych czynności sprawdzających Urzędu Skarbowego, treść faktury powinna być bardziej doprecyzowana.

Przykład

• Jest: „ Usługi wykonane zgodnie z umową”;
• Powinno być: „Usługi administracyjne wykonane zgodnie z umową”

Kiedy należy przesłać wizualizację e-faktury kontrahentowi?

W określonych sytuacjach po wystawieniu faktury w KSeF i uzyskaniu numeru KSeF ID istnieje obowiązek przesłania klientowi wizualizacji e-faktury poza systemem (np. na adres e-mail). Obowiązek ten dotyczy kontrahentów nieposiadających dostępu do systemu KSeF, tj.:

• Kontrahentów zagranicznych;
• Konsumentów.

Wizualizacja e-faktury (PDF opatrzony odpowiednimi kodami QR) musi stanowić wierne odwzorowanie pliku XML i nie może zawierać żadnych dodatkowych informacji transakcyjnych. Dane widoczne na wizualizacji muszą w 100% odpowiadać danym zawartym w pliku XML. Powyższe ograniczenie może dotyczyć dodatkowych funkcjonalności oferowanych przez komercyjne oprogramowanie.

Warto podkreślić, że także w przypadku faktur wystawianych dla kontrahentów zagranicznych oraz konsumentów istnieje obowiązek generowania wizualizacji faktury opatrzonej odpowiednimi kodami QR. Jeżeli chcieliby Państwo wygenerować wizualizację w języku obcym, nie jest to niestety możliwe w ramach aplikacji podatnika KSeF.  W tym celu należy skontaktować się z dostawcami IT, aby została zastosowana odpowiednia nakładka w języku obcym. Należy jednak pamiętać, że istotna zmiana wyglądu faktury wystawionej w KSeF nie jest dopuszczalna.

W pozostałych przypadkach przesyłanie wizualizacji e-faktury do klienta jest dobrowolne. Należy zatem uzgodnić z kontrahentami, czy wizualizacje mają być im dostarczane.

Przekazanie wizualizacji kontrahentowi nie zmieni skutków doręczenia e-faktury w KSeF, identyfikowanych po dacie przydzielenia KSeF ID. Tym samym posłużenie się wizualizacją dla nabywcy z polskim NIP, znajdzie zastosowanie wyłącznie, gdy faktura już trafi do KSeF i będzie miała nadany KSeF ID.

W przypadku faktury wystawionej na kontrahenta z polskim NIP, który nie otrzymał jeszcze numeru KSeF ID (tryb offline24), generowanie wizualizacji nie jest dopuszczalne. Taki kontrahent ma dostęp do KSeF i odbierze fakturę po nadaniu jej KSeF ID. W związku z tym należy wówczas posłużyć się potwierdzeniem transakcji, które – analogicznie do wizualizacji faktury – opatrzone jest dwoma kodami QR. Dokument ten zawiera jednak mniejszy zakres informacji.

Przykładowy wzór potwierdzenia transakcji przedstawiamy poniżej.

Podsumowując, potwierdzenia transakcji są stosowane wyłącznie wobec odbiorców posiadających dostęp do KSeF. W przypadku kontrahentów zagranicznych oraz konsumentów istnieje obowiązek przesłania wizualizacji e-faktury, niezależnie od nadania numeru KSeF.

W jaki sposób koryguje się faktury w KSeF?

Wszelkie korekty danych finansowych oraz niefinansowych będą wymagały sporządzenia faktur korygujących w systemie KSeF. Dokonać tego będzie mógł wyłącznie wystawca faktury pierwotnej.

Ważne zmiany dotyczące korygowania danych po wejściu w życie KSEF:

• Noty korygujące przestają funkcjonować;
• Brak możliwości anulowania lub podmiany faktury w celu poprawienia danych (każda faktura po wystawieniu zostaje trwale zapisana w systemie KSeF)
• Każda zmiana danych, nawet drobna (np. korekta danych nabywcy), wymaga wystawienia faktury korygującej;
• W przypadku danych niefinansowych, korekta "do zera" i nowa faktura możliwa jest wyłącznie przy zmianie NIP kontrahenta.

Zaleca się regularne aktualizowanie danych nabywców przed wystawieniem faktur w KSeF. W programach do fakturowania istnieje zazwyczaj możliwość zbiorczego  zaktualizowania danych klientów (np. poprzez import z GUS). Każda niezgodność danych nabywcy wymaga wystawienia faktury korygującej przez pierwotnego wystawcę dokumentu.

Do niniejszej informacji otrzymają Państwo filmy instruktażowe od DRD dotyczące wystawiania faktur w KSeF, podzielone na poszczególne elementy:
https://drive.google.com/drive/folders/17Va_VcM_QFhTGy3ce3pXLoKwZUbin4ja?usp=sharing

W najbliższym czasie przygotujemy dla Państwa informacje dotyczące nadawania dalszych uprawnień w KSeF.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowo-prawnej.