Szanowni Państwo,

Za nami zapoznanie się z podstawowymi informacjami o KSeF. Czas więc wziąć się do działania.

W związku ze zbliżającym się obowiązkiem stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), każda firma będzie powinna zadbać o prawidłowe nadanie dostępu osobom, które mają korzystać z systemu. Poniżej wyjaśniamy kto i w jaki sposób nadaje uprawnienia, czym jest tzw. KSeF Master, jak działają tokeny oraz jaką rolę pełni Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU).

1. Co oznacza nadawanie uprawnień w KSeF?

KSeF opiera się na zasadzie uwierzytelnienia i autoryzacji.

Każda osoba, która ma wystawiać lub pobierać faktury w imieniu firmy, musi być w systemie wyraźnie uprawniona. Uprawnienia mogą dotyczyć m.in.:

• wystawiania faktur,
• dostępu do faktur,
• nadawania kolejnych uprawnień innym osobom,
• zarządzania strukturą organizacyjną (np. oddziałami),
• wysyłania faktur w trybie offline.

Każde z uprawnień nadawane jest osobno. Jedna osoba może mieć nadane kilka uprawnień.

2. Kto to jest KSeF Masterem i dlaczego warto wyznaczyć jego następcę?

KSeF Master to pierwsza osoba uprawniona do zarządzania dostępami w KSeF. To ona nadaje i odbiera uprawnienia, generuje tokeny i certyfikaty oraz kontroluje, kto może wystawiać i pobierać faktury w imieniu firmy. Jest to osoba fizyczna, która posiada profil zaufany / certyfikat kwalifikowany.

Jak już pisaliśmy w poprzednim mailu osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą są KSeF Masterem „z automatu”. Mają uprawnienia właścicielskie, a więc ta część artykułu ich nie dotyczy.

Zgłoszenie KSeF Mastera odbywa się przez formularz ZAW-FA, składany do właściwego urzędu skarbowego. W ZAW-FA można wskazać wyłącznie jedną osobę, dlatego funkcja ta wymaga świadomego wyboru osoby odpowiedzialnej w ramach firmy. ZAW-FA muszą złożyć:

• spółki kapitałowe,
• spółki osobowe,
• spółki cywilne.

Formularz ZAW-FA jest obecnie obsługiwany wyłącznie w formie papierowej (lub wysyłany za pomocą pisma ogólnego jako załącznik w e-US) zatem jego obsługa zajmuje więcej czasu niż formularzy elektronicznych. Zalecamy więc jak najszybsze wyznaczenie KSeF Mastera w Państwa organizacji.

Dlaczego warto wyznaczyć zastępcę KSeF Mastera?

Po zgłoszeniu pierwszej osoby (KSeF Mastera) warto, aby ta osoba nadała tożsame uprawnienia drugiej, wybranej osobie w organizacji. Taki zastępca może wykonywać wszystkie operacje związane z dostępami, na przykład:

• zarządzać uprawnieniami pozostałych użytkowników KSeF,
• generować tokeny i certyfikaty KSeF,
• nadawać dostęp systemom finansowo-księgowym.

Wskazanie zastępcy zapewnia ciągłość pracy, szczególnie w sytuacjach:

• nieobecności KSeF Mastera (np. urlop, choroba),
• zmiany stanowiska,
• rotacji pracowniczej.

WAŻNE uwagi:

Funkcja KSeF Mastera oraz jego zastępcy powinna być powierzona osobom wewnątrz firmy, które odpowiadają za procesy finansowe, administracyjne lub nadzorcze.

Nie jest zalecane powierzanie tej funkcji podmiotom zewnętrznym (biura rachunkowe, kancelarie prawne), ze względu na zakres odpowiedzialności za zarządzanie dostępami i bezpieczeństwo danych.

Ministerstwo Finansów apeluje, żeby certyfikaty i dane do logowania do MCU traktować z taką samą uwagą jak dane logowania do bankowości elektronicznej czy karty płatnicze. Nie przekazuj ich osobom nieuprawnionym!

3. Tokeny – czym są i do czego służą?

Token to unikalny, jednorazowo wygenerowany przez KSeF Mastera klucz cyfrowy, który pozwala programom (magazynowo-sprzedażowym / CRM) łączyć się z KSeF i wykonywać operacje (np. wysyłać faktury).

Token niesie w sobie zakres nadanych uprawnień.

Obowiązuje do końca 2026 r., ponieważ tokeny zostaną zastąpione certyfikatami KSeF.

Nie jest przypisany do konkretnej osoby. Może go użyć każdy, komu zostanie udostępniony.

4. Certyfikaty KSeF.

Certyfikaty KSeF – bezpieczna metoda potwierdzania tożsamości osoby wystawiającej i / lub odbierającej faktury.

Są dwa rodzaje certyfikatów:

1. Do logowania i pracy w systemie – zastępują dotychczasowe tokeny.
2. Do potwierdzania tożsamości wystawcy przy fakturach offline / offline24.

KSeF Master lub uprawniona przez niego osoba generuje oraz odwołuje certyfikaty w dedykowanym module – MCU. Każdy certyfikat jest ważny 2 lata.

5. MCU – Moduł Certyfikatów i Uprawnień

Od listopada 2025 r. zarządzanie certyfikatami i nowymi uprawnieniami odbywa się w MCU – specjalnym module dostępnym przy logowaniu do KSeF.

W MCU można:

• nadawać i odbierać uprawnienia wtórne,
• generować certyfikaty KSeF,
• przypisywać certyfikaty do osób,
• kontrolować kto i w jakim zakresie działa w KSeF.

MCU jest dostępny wyłącznie z poziomu przeglądarki pod adresem https://mcu.mf.gov.pl/web

Od 1 lutego 2026 r. funkcjonalności zarządzania uprawnieniami i wnioskowania o certyfikat będą dostępne w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, lub w zintegrowanych z API KSeF 2.0 programach komercyjnych, co spowoduje że nie będą już dostępne poprzez te stronę.

Od 2027 r. tokeny zostaną całkowicie wyłączone, a dostęp do KSeF będzie oparty wyłącznie na certyfikatach.

Zachęcamy do jak najszybszego wyznaczenia KSeF Mastera! W czasie oczekiwania na zatwierdzenie wniosku ZAW-FA możecie Państwo przemyśleć komu i w jakiej formie (tokeny / certyfikaty) nadacie Państwo pozostałe uprawnienia:

• kto będzie odpowiedzialny za odbiór faktur zakupu z KSeF?
• kto będzie odpowiedzialny za wystawienie oraz wysyłkę faktur sprzedaży do KSeF?
• kto będzie zastępował powyższe osby w razie ich nieobecności?

W najbliższym czasie przygotujemy dla Państwa kolejne informacje na temat systemu KSeF dotyczące trybów online / offline.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowo-prawnej.