Szanowni Państwo,

Zbliża się czas wejścia w życie Krajowego Systemu e-Faktur, co wiąże się z istotnymi zmianami dotyczącymi fakturowania oraz sposobu prowadzenia działalności. Ważne jest, aby jak najszybciej rozpocząć przygotowania związane z wdrożeniem systemu KSeF w firmie.
W związku z tym poniżej przedstawiamy Państwu zbiór najważniejszych informacji dotyczących KSeF.

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur to system IT stworzony przez Ministerstwo Finansów, który będzie służył do:

• wystawiania e-faktur
• otrzymywania e-faktur
• archiwizacji e-faktur.

Faktury będą wystawiane w formie ustrukturyzowanej (XML). W związku z tym e-fakturę wystawimy tylko przy użyciu programu udostępnionego przez Ministerstwo Finansów (Aplikacja Podatnika KSeF) lub za pomocą dostosowanego oprogramowania komercyjnego, z którego Państwo aktualnie korzystają przy wystawianiu faktur (np.  Fakturownia, InFakt). Oznacza to, że w przypadku korzystania z oprogramowania komercyjnego muszą Państwo skontaktować się ze swoim dostawcą, aby ustalić tryb działania w związku z KSeF. Należy uzgodnić m.in. jak będzie przebiegał proces wysyłki faktur sprzedaży.

Od kiedy trzeba korzystać z KSeF?

*wyjątkiem są podmioty fakturujące na kwotę łącznie nie większą niż 10 tys. zł brutto miesięcznie, tzw. „wykluczeni cyfrowo”. Dla nich obowiązek wystawiania faktur w KSeF wchodzi w życie  1 stycznia 2027 r.

Obowiązek odbierania faktur w KSeF od 1 lutego 2026 r. wynika z faktu, że od tego dnia obowiązek e-fakturowania obejmie największe podmioty, których obrót brutto ze sprzedaży w 2024 r. przekroczył 200 mln zł.  Konieczne będzie zatem odbieranie faktur w KSeF od firm takich jak: Orange, Play, Enea, firmy leasingowe oraz inne największe podmioty.

Kogo dotyczy obowiązek wystawiania faktur w KSeF?

Obowiązek korzystania z KSeF obejmie wszystkich przedsiębiorców z siedzibą lub stałym miejscem działalności w Polsce – niezależnie od tego, czy są czynnymi, czy zwolnionymi podatnikami VAT.  Istotny jest sam fakt wystawiania faktur.

Jak przebiega odbiór faktur w KSeF?

Od 1 lutego 2026 r. do odbierania faktur w KSeF zobowiązane będą wszystkie podmioty posiadające polski numer NIP. Warto podkreślić, że obejmie to również:

• przedsiębiorców z siedzibą lub stałym miejscem prowadzenia działalności poza Polską, ale zarejestrowanych do VAT w Polsce;
• „wykluczonych cyfrowo” czyli podmioty fakturujące na kwotę łącznie nie większą niż 10 tys. zł brutto miesięcznie;
• podmioty zwolnione z VAT, ale prowadzące działalność w Polsce.

Aby uznać fakturę za odebraną nie jest wymagane żadne dodatkowe działanie z Państwa strony. Fakt, że faktura znajduje się w systemie, stanowi potwierdzenie jej otrzymania.  Żadnych działań w systemie nie wymaga również akceptacja otrzymanej faktury. Wyjątkiem będzie sytuacja, gdy do KSeF trafi faktura, która nie dotyczy Państwa firmy. Takiego dokumentu nie należy wtedy opłacać ani przekazywać do księgowości. Trzeba natomiast wyjaśnić ze sprzedającym zaistniały błąd.

Warto dodać, że kontrahent nie będzie miał obowiązku przekazywania wizualizacji e-faktury poza KSeF.

* Wizualizacja e-faktury to jej obraz wygenerowany w czytelny sposób (np. PDF), który powinien być opatrzony odpowiednimi kodami QR.

Jakie dokumenty pozostaną poza KSeF?

Warto zaznaczyć, że KSeF dotyczy wyłącznie faktur. Dokumenty powiązane z daną transakcją, lecz niestanowiące faktury, będą nadal funkcjonować w dotychczasowym obiegu. Załącznik ustrukturyzowany w systemie KSeF będzie przeznaczony tylko dla określonych danych i wybranych branż (np. dostawców mediów czy usług telekomunikacyjnych).

Poza systemem KSeF pozostaną:

• załączniki do faktur (protokoły, zestawienia, specyfikacje, kalkulacje, CMR itd.),
• rachunki,
• paragony oraz raporty fiskalne,
• noty księgowe,
• faktury pro-forma,
• faktury od pomiotów zagranicznych.

Jak uzyskać dostęp do KSeF?

Spółka kapitałowa, osobowa, cywilna- dla tych organizacji powinna zostać wyznaczona pierwsza osoba uprawniona do korzystania z systemu tzw. KSeF Master. Będzie ona mogła m.in. nadawać dalsze uprawnienia. Wybraną osobę należy zgłosić do urzędu skarbowego na formularzu ZAW-FA.

Jednoosobowa działalność gospodarcza- nie jest wymagane składanie zawiadomień do urzędu skarbowego. Właściciel działalności będzie posiadał uprawnienia „z automatu”. Uwierzytelnienie w systemie będzie możliwe np. za pomocą profilu zaufanego.

Dziękujemy za zapoznanie się z podstawowymi zagadnieniami dotyczącymi KSeF. Dalsze informacje będą Państwu przekazywane w kolejnych mailach. W najbliższym czasie zostanie do Państwa wysłana wiadomość dotycząca zgłoszenia ZAW-FA oraz nadawania dalszych uprawnień.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowo-prawnej.