Szanowni Państwo,

Mamy nadzieję, że mają już Państwo wyznaczoną pierwszą osobę uprawnioną w KSeF, czyli tzw. KSeF Mastera (zgłoszonego wcześniej na formularzu ZAW-FA).
To właśnie od tej osoby zaczyna się cały proces zarządzania dostępami w Krajowym Systemie e-Faktur.

Czy KSeF Master ma wszystkie uprawnienia?

Osoby prowadzące JDG nie muszą składać ZAW-FA, ponieważ z automatu maja nadane wszystkie uprawnienia dostępne w KSeF.

Osoby prowadzące działalność w formie spółek są zobligowane do wysłania dokumentu ZAW-FA na podstawie którego otrzymują TYLKO uprawnienie do nadawania i odbierania dalszych uprawnień.

Jeśli KSeF Master wybrany przez spółkę jest jednocześnie osobą wystawiającą faktury sprzedaży lub / i przyjmującą faktury zakupu musi również nadać sam sobie właściwe uprawnienia, zupełnie tak jakby je nadawał pracownikom danej organizacji.

KSeF Master ≠  odbieranie / wystawianie faktur w KSeF

Na początek przypomnienie najważniejszych informacji z zakresu uprawnień.

Czym są dalsze (wtórne) uprawnienia w KSeF?

Dalsze uprawnienia to uprawnienia, które nie są nadawane przez urząd skarbowy, lecz bezpośrednio w systemie KSeF przez osobę już uprawnioną (najczęściej KSeF Mastera).

Są one niezbędne w sytuacjach, gdy:

• z KSeF korzysta więcej niż jedna osoba w firmie,
• wystawianiem, odbieraniem, akceptacją faktur zajmują się inne osoby,
• wykorzystywane są systemy finansowo-księgowe lub sprzedażowe zintegrowane z KSeF.

Formularz ZAW-FA służy wyłącznie do wskazania pierwszej osoby uprawnionej do zarządzania uprawnieniami.
Wszystkie kolejne dostępy są nadawane już elektronicznie w systemie KSeF.

Kto może nadawać dalsze uprawnienia?

Dalsze uprawnienia może nadawać:

• KSeF Master (osoba zgłoszona na ZAW-FA),
• osoba, której KSeF Master nadał uprawnienie do zarządzania uprawnieniami.
•  

Jakie uprawnienia można nadać?

Zakres nadawanych uprawnień można dostosować do roli danej osoby lub podmiotu. Uprawnienia mogą obejmować m.in.:

• wystawianie faktur w KSeF,
• dostęp do faktur (podgląd, pobieranie),
• nadawanie dalszych uprawnień,
• obsługę faktur w trybie offline,
• dostęp systemów informatycznych do KSeF (np. przez token lub certyfikat).

Każde uprawnienie powinno być nadane świadomie i adekwatnie do rzeczywistych obowiązków danej osoby. W każdej chwili istnieje możliwość odebrania nadanych wcześniej uprawnień.

Gdzie i w jaki sposób nadaje się dalsze uprawnienia?

Nadawanie dalszych uprawnień odbywa się w systemie KSeF:

• do końca 01/2026 – przez stronę internetową,

https://mcu.mf.gov.pl/web/login

• docelowo – w Aplikacji Podatnika, z wykorzystaniem modułu MCU.

Proces polega na wskazaniu osoby lub podmiotu, określeniu zakresu uprawnień oraz zatwierdzeniu operacji w systemie.

Zalecamy jak najszybsze nadanie uprawnień!

Certyfikaty i tokeny, a uprawnienia

Uprawnienia nadaje się konkretnym osobom oraz podmiotom. Certyfikaty i tokeny generujemy na potrzeby „zaszycia” ich w systemach obsługujących faktury sprzedaży i zakupu, ERP itp.

Tokeny będą funkcjonowały w KSeF tylko do końca roku 2026, zatem zalecamy wybór certyfikatów jako formy zaczytania uprawnień w systemach.

Certyfikaty tracą ważność po upływie 2 lat od ich nadania. Trzeba zatem pamiętać o ich odnawianiu.

Materiały instruktażowe – krok po kroku

Aby ułatwić Państwu cały proces, do niniejszej wiadomości dołączamy krótkie filmiki instruktażowe, w których pokazujemy krok po kroku, jak prawidłowo nadać dalsze uprawnienia w KSeF.

Materiały wideo:

• pokazują, gdzie dokładnie w systemie nadaje się uprawnienia,
• wyjaśniają, jakie zakresy uprawnień wybrać w zależności od potrzeb,
• pomagają uniknąć najczęstszych błędów przy nadawaniu dostępów.

Zachęcamy do zapoznania się z filmami przed samodzielnym nadawaniem uprawnień, aby mieć pewność, że zostały one przyznane w odpowiednim zakresie i właściwym osobom.

Uprawnienia do końca stycznia 2026 nadajemy na tej stronie:

https://mcu.mf.gov.pl/web/login

Odcinek 25 – Czym jest MCU

Odcinek 26 – Certyfikaty

Odcinek 27 – Po co są certyfikaty i dla kogo?

Odcinek 28 – Tokeny

Odcinek 29 - Nadawanie uprawnień osobom fizycznym

Odcinek 30 – Nadawanie uprawnień innym podmiotom

Materiały są dostępne tutaj:

https://drive.google.com/drive/folders/1TkSysFhLYP8JzbmUecl-a_3vqejQtj0q?usp=sharing

Z uwagi na różne czynniki technicznie może zajść potrzeba obsługi zewnętrznej KSeF, np. pobierania faktur. Na tę okoliczność istnieje możliwość nadania uprawnień podmiotowi zewnętrznemu, np. biuru rachunkowemu. DRD może zapewnić w tym zakresie usługę dodatkowo płatną.

Zalecamy jednak rozpoczęcie samodzielnej obsługi KSeF oraz weryfikacji rezultatów. Miesiąc luty będzie czasem testów i wdrażania adekwatnych rozwiązań.

Zachęcamy także do zapisów na bezpłatne konsultacje prowadzonych dla klientów naszego biura z Akademią LTCA.

• Termin 21/01/2026 12:00

https://akademialtca.clickmeeting.com/wprowadzenie_do_ksef_pytania_i_odpowiedzi/register

• Termin 23/01/2026 10:00

https://akademialtca.clickmeeting.com/wprowadzenie-do-ksef-pytania-i-odpowiedzi/register

Informujemy także, że urzędy skarbowe udzielają informacji w sprawie KSeF dodatkowo podczas dni otwartych dedykowanych temu tematowi.

24, 25 stycznia (sobota, niedziela) i 31 stycznia (sobota) 2026 r. we wszystkich urzędach skarbowych (z wyjątkiem wyspecjalizowanych) odbędą się dni otwarte nt. Krajowego Systemu e-Faktur.

Każdy zainteresowany będzie mógł spotkać się z ekspertami KSeF i uzyskać indywidualne wyjaśnienia, zadać pytania oraz rozwiać wątpliwości dotyczące korzystania z systemu. Konsultacje będą możliwe w godzinach 09.00-15.00.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowo-prawnej.