Szanowni Państwo,

Dnia 31 sierpnia 2021 r. Rada Ministrów przyjęła projekt zmian do ustawy o VAT, który zakłada wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur. Rząd chciałby wprowadzić możliwość wystawiania e-faktur, czyli faktur elektronicznych posiadających tzw. ustrukturyzowany format XML. Mimo, iż przepisy nie zostały jeszcze uchwalone,  warto zapoznać się z kilkoma informacjami na ten temat.

Faktury ustrukturyzowane

Jak wynika ze strony www.gov.pl, począwszy od października 2021, podatnicy będą mogli korzystać z systemu faktur ustrukturyzowanych, w formie testu, jako jednej z kilku dopuszczanych form dokumentowania transakcji. Sprzedawca będzie mógł zatem wystawiać i  korzystać z:

• faktur papierowych,
• faktur elektronicznych,
• faktur elektronicznych ustrukturyzowanych (wystawianych z użyciem Krajowego Systemu Faktur).

Faktury ustrukturyzowane będą wystawiane i otrzymywane przy użyciu oprogramowania interfejsowego MF lub programów podatników, które będą połączone z system teleinformatycznym Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Po zakończeniu sprzedaży każdorazowo sprzedawca powinien połączyć się z systemem rządowym, aby wystawiona faktura została zarejestrowana i został jej nadany odpowiedni numer. 

Faktury ustrukturyzowane będą systemem dobrowolnym - tzn.:

• sprzedawca może zdecydować się z nich skorzystać,
• nabywca może (dobrowolnie) zdecydować się odebrać taką fakturę poprzez potwierdzenie.

Według zapowiedzi, obowiązek wystawiania i odbierania faktur tylko i wyłącznie w formie faktur ustrukturyzowanych miałby wejść w życie od 2023 roku.

Zgoda na e-fakturę

Strony transakcji powinny powziąć porozumienie dotyczące wystawiania i otrzymywania faktur w formie ustrukturyzowanej.  Raz uzyskana zgoda będzie obowiązywała do wszystkich wystawionych faktur na rzecz danego kontrahenta.

Faktury ustrukturyzowanej nie będzie trzeba wysyłać do nabywcy. Wysyła się ją do systemu eKSF, który po nadaniu jej danych identyfikujących (unikalnego numeru faktury w systemie eKSF), pozwala nabywcy na logowanie się do tej faktury, jej pobranie i korzystanie z niej. 

Numer identyfikujący fakturę ustrukturyzowaną a numer faktury

Faktura ustrukturyzowana jest uznana za wystawioną i otrzymaną w dniu przydzielenia przez Krajowy System e-Faktur właściwego numeru identyfikującego. W efekcie faktura będzie miała dwa numery:

• nadany w systemie KSF
• kolejny numer faktury, nadany przez przedsiębiorcę w ramach własnej numeracji.

Numery te nie będą się pokrywały.

Uprawnienia do wystawiania i kontroli faktur

System będzie dostępny wyłącznie dla podmiotu wystawiającego faktury oraz nabywcy (otrzymującego faktury). Aby podmiot mógł działać z użyciem systemu, musi udzielić odpowiednich pełnomocnictw osobom, które w jego imieniu będą mogły dokonywać czynności na wystawianych fakturach. Logowanie do systemu e-faktur będzie możliwe tylko za pomocą podpisu kwalifikowanego bądź profilu zaufanego.

Przed rozpoczęciem wystawiania faktur ustrukturyzowanych, konieczne będzie złożenie zawiadomienia do naczelnika US o podmiotach uprawnionych do dostępu do KSeF. Wyjątkiem będzie podatnik, który prowadzi jednoosobową działalności gospodarczą, jeżeli nie udzielił osobie trzeciej upoważnienia do wystawiania faktur.

Podatnik będzie musiał złożyć do naczelnika US odrębne zawiadomienie o podmiotach uprawnionych do dostępu do wystawionych faktur np. dla księgowych. Dotychczasowe upoważnienia UPL-1 nie będą wystarczające - niezbędna będzie osobne zawiadomienie i osobny druk ze strony sprzedawcy i nabywcy. 

Potencjalne korzyści dla sprzedawcy - krótszy termin zwrotu VAT

Sprzedawca korzystający z KSeF będzie mógł skorzystać z przyspieszonego terminu zwrotu podatku VAT w wysokości 40 dni (normalnie 60 dni). Konieczne będzie dodatkowo spełnienie następujących warunków:

1. korzystanie wyłącznie z faktur ustrukturyzowanych tzn. w związku z wykonywaniem czynności, dla których występował obowiązek wystawienia faktur, uwzględnionych w rozliczeniu podatnika za dany okres rozliczeniowy, podatnik wystawiał wyłącznie faktury ustrukturyzowane,
2. podatek naliczony do 3000 zł tzn. kwota podatku naliczonego lub różnicy podatku, o której mowa w ust. 1(Ustawy VAT), nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji nie przekracza 3000 zł, 
3. rejestracja VAT, deklaracje VAT, rachunek na białej liście, tzn. podatnik przez kolejne 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, w rozliczeniu, za który występuje z wnioskiem o zwrot: 
   1. był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, 
   2. składał za każdy okres rozliczeniowy deklaracje, o których mowa w art. 99 ust. 1–3 (Ustawy VAT) (miesięczne lub kwartalne),
   3. posiadał rachunek rozliczeniowy lub imienny rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej zawarty w wykazie, o którym mowa w art. 96b ust. 1 (tzn. rachunek na białej liście).  

Potencjalne korzyści dla nabywcy - korekty i odliczenie VAT

W związku ze zmianami w zakresie wykazywania faktur korygujących in minus, które zaczęły obowiązywać od stycznia 2021 roku, aby rozliczyć podatek VAT z korekty należy posiadać szeroko rozumiane uzgodnienia. W dacie powstania tych uzgodnień podatnik dokonuje zmniejszenia podatku VAT, bez względu na to, czy posiada fakturę korygującą.
Proponowane ułatwienia miałyby spowodować, że faktura będzie rozliczana w okresie, w którym nabywca otrzymał fakturę ustrukturyzowaną, czyli zawsze w okresie jej wystawienia. W efekcie, zarówno w przypadku, gdy wcześniej doszło do uzgodnienia warunków innych niż w fakturze korygującej, jak i w przypadku, gdy do tych uzgodnień formalnie nie doszło, nabywca ujmuje fakturę ustrukturyzowaną w okresie, w którym ją otrzymał (czyli w dniu jej wystawienia). Pozwala to na jej ujęcie już w tym samym okresie, w którym ją wystawiono (albo w jednym z dwóch, a w większości przypadków nawet trzech okresów kolejnych okresów), a nie w okresie późniejszym. Pomijany jest zatem:

• obowiązek udowodnienia terminu otrzymania faktury,
• w przypadku faktur korygujących - obowiązek udokumentowania warunków, na jakich powinna następować transakcja zgodnie z wartościami, jakie widnieją na fakturze korygującej (ustrukturyzowana faktura korygująca ma być wystarczającym dokumentem potwierdzającym warunki transakcji).  

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowo-prawnej.