Szanowni Państwo,

Od 2025 roku w Polsce funkcjonuje nowy sposób komunikacji z administracją publiczną. Nowopowstałe podmioty komunikują się z urzędami za pomocą skrzynki do e-Doręczeń już od 1 stycznia 2025. Firmy powstałe przed 2025 rokiem są zobligowane do posiadania skrzynki do e-Doręczeń już od 1 kwietnia 2025. Zachęcamy zatem do zapoznania się z informacją poniżej.

Czym są e-Doręczenia

e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Skrzynka do e-Doręczeń to kolejny krok w cyfryzacji administracji państwowej. Resort cyfryzacji wskazuje, że e-Doręczenia pozwolą zaoszczędzić czas i koszty związane z tradycyjnym przesyłaniem dokumentów. W praktyce oznacza to, że wszystkie urzędowe pisma i decyzje będzie można odbierać oraz nadawać w formie elektronicznej, bez potrzeby wizyty na poczcie, bez konieczności odbioru awizo, które trafiło do skrzynki podczas nieobecności w domu.

Kiedy przedsiębiorca musi mieć adres do e-Doręczeń

Termin na wdrożenie e-Doręczeń, zależy od daty rejestracji firmy w CEIDG lub w KRS:

• firmy, które rejestrują działalność w CEIDG albo w KRS od 1 stycznia 2025 roku, zakładają skrzynki do e-Doręczeń podczas rejestracji
• firmy, które zarejestrowały działalność w CEIDG (JDG) przed 1 stycznia 2025 roku, muszą mieć adres do e- Doręczeń od 1 października 2026 roku
• firmy, które zarejestrowały działalność w KRS (sp. z o.o., S.A., Sp. J, Sp. K) przed 1 stycznia 2025 roku, muszą mieć adres do e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 roku.

Na czym polega obowiązek?

Obowiązek korzystania przez firmy z e-Doręczeń polega na konieczności posiadania adresu do e-Doręczeń wpisanego do bazy adresów elektronicznych (BAE), powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) albo komercyjną usługą określoną w ustawie jako kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (kwalifikowana usługa RDE). Co ważne, wpis adresu do e-Doręczeń do bazy tych adresów (BAE) jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres. W związku z tym można stwierdzić, że obowiązki spółek handlowych będących podmiotami niepublicznymi są powiązane z odbieraniem korespondencji wysyłanej przez podmioty publiczne.

Dostawca publiczny albo komercyjny

W praktyce zatem podmiot niepubliczny z KRS (np. spółka z o.o.) musi najpierw podjąć decyzję, czy chce mieć adres do e-Doręczeń powiązany z bezpłatną usługą publiczną (tj. PURDE), czy z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

PURDE świadczy operator wyznaczony (obecnie jest nim Poczta Polska S.A.), a kwalifikowana usługa RDE jest świadczona przez podmioty komercyjne (odpłatnie) spełniające standardy świadczenia kwalifikowanej usługi RDE, w tym wymagania dotyczące bezpieczeństwa i wiarygodności realizowanej przez siebie usługi.

Nawet gdy dany podmiot zdecyduje się korzystać z adresu do e-Doręczeń powiązanego z PURDE, to w przyszłości będzie mógł zmienić swoją decyzję. Podmiot niepubliczny z rejestru przedsiębiorców KRS może zrezygnować z PURDE i powiązanej z nią skrzynki doręczeń, pod warunkiem zapewnienia możliwości doręczania mu korespondencji na adres do e-Doręczeń, powiązany z kwalifikowaną usługą RDE. Adres taki też musi być wpisany do BAE. Rezygnując z PURDE, podmiot niepubliczny może zachować swój dotychczasowy adres do doręczeń elektronicznych.

Poza tym podmiot niepubliczny z KRS obowiązany jest do wyznaczenia administratora skrzynki doręczeń. Administrator ją aktywuje (informację o tym, jak ma to zrobić, otrzyma w e-mailu po jej założeniu). W wyniku aktywacji możliwe jest zarządzanie skrzynką doręczeń, w tym m.in.:

• wysyłanie i odbieranie korespondencji,
• zarządzanie korespondencją zgromadzoną w skrzynce doręczeń,
• konfigurowanie skrzynki doręczeń.

Decyzje te (co do dostawcy usługi i administratora skrzynki doręczeń) należy podjąć w spółkach zgodnie z zasadami prowadzenia spraw spółki, a zatem stosowne uchwały podejmują np. wspólnicy spółki jawnej czy zarząd spółki z o.o. Przed ich podjęciem trzeba uwzględnić kwestie organizacyjne i techniczne związane z wielkością podmiotu, ilością osób odpowiedzialnych za obieg korespondencji i tego, czy np. spółka posiada system informatyczny do obsługi korespondencji.

Aktywacja adresu

Po utworzeniu adresu do e-Doręczeń powiązanego z PURDE minister właściwy ds. informatyzacji przesyła informację o jego utworzeniu na adres poczty elektronicznej administratora skrzynki doręczeń. On powinien ją aktywować zgodnie z instrukcjami otrzymanymi w e-mailu. Aktywacja skrzynki umożliwi zarządzanie nią.

Po aktywacji minister właściwy ds. informatyzacji wpisze adres do e-Doręczeń powiązany z PURDE do bazy adresów elektronicznych i prześle bezpłatnie informację o tym wpisie już na adres do e-Doręczeń, którego dotyczy wpis.

Dane o adresie do e-Doręczeń z bazy tych adresów (BAE) zostaną przekazane do KRS, a wpis w przedmiocie adresu do e-Doręczeń polega już tylko na jego automatycznym zamieszczeniu w KRS. Wpis ten nie podlega opłacie sądowej i ogłoszeniu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Więcej informacji znajdą Państwo na stronie https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/004495

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowo-prawnej.