Szanowni Państwo,

Ministerstwo Finansów opublikowało długo wyczekiwany projekt ustawy wprowadzającej obowiązkowe wystawianie faktur w Krajowym Systemie Faktur Ustrukturyzowanych zwanym KSeF. Dodatkowo rozpoczęły się konsultacje społeczne, mające na celu weryfikację poprawności merytorycznej i logicznej struktur tychże faktur. Zachęcamy do zapoznania się z krótką informacją wprowadzającą w temat KSeF.

Czym jest KSeF?

System teleinformatyczny służący m in do:

• wystawiania,
• otrzymywania,
• przechowywania faktur ustrukturyzowanych,
• dostępu do faktur ustrukturyzowanych,
• oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w KSeF,
• analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych.

W początkowym okresie faktury ustrukturyzowane będą funkcjonowały w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.

Jaki format ma e-Faktura

Faktura ustrukturyzowana przyjmuje format xml zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.

Jak wystawić fakturę w KSeF

Faktury ustrukturyzowane można wystawić:

• z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi, które udostępni Ministerstwo Finansów,
• przy użyciu programów komercyjnych.

„Fakturę ustrukturyzowaną można wystawić bezpośrednio przy użyciu komercyjnych programów finansowo księgowych podatnika Faktury te będą przesyłane do KSeF przez API Ministerstwo Finansów udostępni także bezpłatne narzędzia, za pomocą których możliwe będzie wystawienie faktury ustrukturyzowanej ..”(Broszura Informacyjna MF, str 4 https :://www podatki gov pl/media/ 7594 /broszura informacyjna fa 1 04022022 pdf)

KSeF nie przewiduje wystawienia:

• noty korygującej,
• duplikatu faktury,
• faktury niezgodnej ze wzorem faktury ustrukturyzowanej (np. faktury w formie biletu),
• Faktury wystawianej przy użyciu kasy fiskalnej,
• Faktury VAT RR,
• Faktury pro forma,
• faktury ustrukturyzowanej w zamówieniach publicznych ( PEF-są to odrębne systemy).

Dodatkowo, system nie weryfikuje błędów rachunkowych, ani innych (np. niewłaściwego nabywcy) zawartych w fakturze i nie odrzuca takiej faktury. W przypadku wystąpienia takich błędów konieczne będzie wystawienie faktury korygującej.

Sposób korzystania z systemu

W przypadku podatników, którzy są osobami fizycznymi pierwotne uprawnienie o charakterze właścicielskim jest przypisane do osoby będącej podatnikiem automatycznie. Osoba ta, nie musi nic zgłaszać. Może korzystać z systemu autoryzując się podpisem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem

elektronicznym.

W przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi którzy posiadają elektroniczną pieczęć

kwalifikowaną zawierającą NIP istnieje możliwość korzystania z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich bez zgłaszania w urzędzie skarbowym.

W pozostałych przypadkach, za pośrednictwem zawiadomienia ZAW FA należy wskazać osobę

fizyczną uprawnioną w imieniu podatnika do korzystania z KSeF.

Osoba ta będzie miała także możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach KSeF.

Wejście w życie

Obowiązek stosowania faktur ustrukturyzowanych wejść w życie ma od stycznia 2024 roku, jednak należy dużo wcześniej przygotować procedury obiegu dokumentów w firmie, aby wdrożenie KSeF było możliwe.

Wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych będzie kolejną rewolucją w codzienności gospodarczej podatników, jednak z wdrażaniem rozwiązań należy poczekać do ostatecznej publikacji przepisów prawa w tym zakresie.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowo-prawnej.