Szanowni Państwo,

Ministerstwo Finansów informuje, że kontynuuje pracę nad wdrożeniem obowiązkowego systemu e-Faktur, oraz podtrzymuje wcześniej ustalone terminy jego wdrożenia.

Termin wdrożenia

Ustawodawca potwierdza wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników (czynnych i zwolnionych z VAT), w dwóch głównych etapach:

• od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem VAT),
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie) i którzy będą objęci tym obowiązkiem od 1 stycznia 2027 r.

Projekt zmian

Ministerstwo Finansów skierowało do konsultacji projekt, zawierający szereg rozwiązań mających na celu wsparcie podatników we wdrożeniu obowiązku i stosowaniu systemu w sposób możliwie prosty i sprawny. W wyniku weryfikacji założeń projektu zostały wypracowane rozwiązania, które mają wyjść naprzeciw zasadniczym oczekiwaniom przedsiębiorców dotyczących wystawiania faktur w KSeF. Dlatego do końca 2026 r.:

• ma być utrzymana możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących,
• nie ma być kar za błędy związane z fakturowaniem za pośrednictwem KSeF,
• obowiązek podawania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury ma być wycofany (również tych wykonanych w mechanizmie podzielonej płatności (MPP)).

Ważne terminy – integracja i testy KSeF

Równocześnie Ministerstwo przekazuje harmonogram kolejnych etapów wdrażania obowiązku KSeF.

Na czerwiec 2025 r. resort planuje udostępnienie informacji dotyczących nowej wersji systemu, tzw. KSeF 2.0, który będzie obowiązywał od 1 lutego 2026 r. w postaci:

• struktury logicznej FA(3), czyli wzoru faktury ustrukturyzowanej (tzw. schemy),
• dokumentacji interfejsu programistycznego (API), czyli specyfikacji oprogramowania interfejsowego tzw. KSeF 2.0.

Od 30 września uruchomiona ma zostać możliwość testowania interfejsu programistycznego (API) z KSeF 2.0 (czyli udostępnionej do użytkowania od 1 lutego 2026 r.) w sposób otwarty przez wszystkich integratorów i duże firmy. Produkcyjna wersja systemu, czyli pozwalająca na wystawianie faktur w rzeczywistym obrocie gospodarczym, ma zostać udostępniona natomiast 1 lutego 2026 r. Od tego momentu podmioty, które zostaną objęte obowiązkowym fakturowaniem, zgodnie z przedstawionym harmonogramem, będą zobowiązane do wystawiania faktur w KSeF.

Certyfikaty bezpieczeństwa

Od 1 listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli występować o tzw. certyfikaty wystawcy faktury. Pozwolą one na uwierzytelnienie się w systemie oraz będą niezbędne do wystawiania e-faktur na wypadek awarii systemu i w trybie „offline24” w okresie obowiązkowego KSeF. Certyfikaty zapewnią bezpieczeństwo i kompletność systemu, a jednocześnie zagwarantują ciągłość procesu wystawiania faktur niezależnie od okoliczności zewnętrznych.

“Offline24” – szczegóły rozwiązania

Ministerstwo deklaruje wprowadzenie ułatwień dla użytkowników KSeF. Jednym z nich jest planowane wprowadzenie możliwości wystawiania faktur w tzw. trybie „offline24”. Możliwość ta, według założeń, będzie wprowadzona na stałe. Offline24 dotyczy:

1. ułatwienia w wystawieniu i wydaniu faktury na rzecz podmiotów zagranicznych lub tych, które nie posługują się numerem NIP, w sposób dla nich dogodny,
2. ułatwienia wystawiania i przesłania e-faktur do systemu przy problemach wynikających np. z jakości sieci transmisyjnej. Taki system pozwala na wyeliminowanie obaw przedsiębiorców związanych z wydłużonym czasem oczekiwania na wystawienie faktury w KSeF.

Zaproponowane rozwiązanie, w połączeniu z uzupełnieniem rozwiązań w zakresie trybu online wystawiania faktur w KSeF, ma realizować oczekiwane przez przedsiębiorców rozwiązania, tj.:

• utrzymanie zasady przekazywania wyłącznie w KSeF faktur wystawianych między przedsiębiorcami,
• ułatwienie obiegu faktur w przypadku, gdy nabywca, czy to krajowy, czy zagraniczny nie posługuje się NIP na potrzeby wystawienia tej faktury,
• ułatwienie w identyfikacji obowiązku stosowania KSeF w przypadku podmiotów zagranicznych i krajowych,
• ujednolicenie daty wystawiania faktur w KSeF – zawsze, bez względu na to czy faktura będzie wystawiona w trybie online, czy w trybie offline24, data wystawienia będzie zgodna z tą wskazaną w treści faktury przez wystawcę.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowo-prawnej.