Chociaż od wydania interpretacji ogólnej Ministra Finansów z 25 listopada 2013 r.* w sprawie możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów ponoszonych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów  bez względu na miejsce ich poniesienia (siedziba firmy lub poza nią) minęło kilka lat, orzecznictwo organów kontrolujących było w tej kwestii niejednolite.

Wygląda jednak na to, że wszystko zmierza ku lepszemu, ponieważ fiskus zmienia wcześniejsze, niekorzystne dla firm interpretacje dotyczące wydatków na spotkania z kontrahentami w restauracjach.

Jak wynika z art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztem uzyskania przychodów może być każdy koszt poniesiony w celu uzyskania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia jego źródła. Wyjątek stanowią koszty wymienione w art. 23 ustawy, które definitywnie nie mogą być kosztami podatkowymi. Jednym z takich kosztów jest reprezentacja.

Przepisy nie określają wprost czym dokładnie jest ‘reprezentacja’, a w wydawanych orzeczeniach organy posiłkują się definicją słownikową, która określa ten termin jako „okazałość, wytworność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem lub pozycją społeczną (...)”.

W związku z powyższym, mimo złagodzenia przepisów w tym zakresie, należałoby unikać wystawnych przyjęć okolicznościowych, ponieważ mogą one zostać uznane właśnie za koszty reprezentacji.

Warto wspomnieć, że mimo, iż podejście fiskusa do wspólnych posiłków z kontrahentem stało się nieco bardziej liberalne, pamiętać należy o dokładnym opisie sytuacji w jakiej mieliśmy okazję zjeść wspólny posiłek z kontrahentem. Wynika to z faktu, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.

W związku z powyższym, należy pamiętać, że faktura za usługę gastronomiczną powinna zostać opatrzona odpowiednim opisem (tj. z kim i w jakim celu się spotkaliśmy, aby urząd w trakcie ewentualnej kontroli nie miał wątpliwości, że cel takiego  spotkania był stricte firmowy i dotyczył, np. omówienia szczegółów współpracy), aby mogła dla firmy stanowić koszt uzyskania przychodów.

*patrz: Interpretacja ogólna Ministra Finansów Nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521 z 25.11.2013

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowo-prawnej.