Szanowni Państwo,

ustawa wprowadzająca krajowy system e-faktur została podpisana przez Prezydenta RP. Oznacza to, iż długo zapowiadany KSeF stał się faktem. Zachęcamy do zapoznania się z pierwszą częścią informacji dotyczących tej niemałej zmiany.

Obowiązek korzystania z KSeF

Obowiązek stosowania przepisów związanych z Krajowym Rejestrem e-Faktur (KSeF) wchodzi w życie, co do zasady od 01.07.2024 r.

Kogo będzie obejmował obowiązek korzystania z KSeF

Obowiązek obejmuje wszystkich przedsiębiorców, zarówno tych rozliczających podatek VAT, jak i tych z podatku VAT zwolnionych, przy czym tych drugich obowiązek przesyłania faktur do KSeF będzie obowiązywać od 01.01.2025 r. Obowiązek dotyczy faktury wystawianych wyłącznie na podmioty gospodarcze, faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności, nie będą trafiać do KSeF.

Krajowy System e-Faktur

Krajowy System e-Faktur to narzędzie do wystawiania faktur i jednocześnie platforma do odbierania faktur przesyłanych drogą elektroniczną.

Pierwszą z funkcji tj. narzędzie do wystawiania faktur, wielu z przedsiębiorców zapewnia sobie korzystając z dostępnych na rynku narzędzi.

W dalszym ciągu firmy mogą wykorzystywać oprogramowanie z którego dotychczas korzystają, powinny jedynie upewnić się, że dostawca oprogramowania zadba o aktualizację w taki sposób, by umożliwiało wysyłkę wystawionych faktur do Krajowego Systemu e-Faktur.

Dla przedsiębiorców wystawiających niewielką ilość faktur, przeniesienie się na platformę KSeF może być wygodnym, bezpłatnym i kompleksowym rozwiązaniem, ponieważ nie trzeba będzie już dbać o to, by wystawiona faktura została do KSeF przesłana.

Faktura w KSeF według jednego wzorca

Żeby KSeF mógł funkcjonować zgodnie z założeniami, konieczne było wprowadzenie jednego schematu dla wystawianych faktur. Dzięki temu rozwiązaniu i odpowiednim narzędziom, przedsiębiorcy będą w stanie wizualizować obraz każdej faktury w bardzo wygodny do przeglądania sposób. Data wystawienia faktury, data sprzedaży towaru/usługi, numer faktury, dane kontrahentów, informacje dodatkowe np. o metodzie kasowej, zawsze pojawią nam się w jednym i tym samym miejscu. Nie będzie już konieczności szukania tych informacji gdzieś „ukrytych” na dokumencie, każda z tych informacji będzie miała swoje stałe miejsce, a sposób wizualizacji dokumentu firmy będą mogły dowolnie kształtować, oczywiście jeśli dostawca oprogramowania umożliwi takie funkcje.

Numer identyfikacyjny faktury w KSeF

Dotychczas identyfikowaliśmy fakturę i wiązaliśmy ją z podmiotem po numerze NIP oraz numerze faktury. Wraz z wejściem w życie KSeF, każda przesłana do KSeF faktura otrzyma unikatowy numer, za pomocą którego dokument będzie identyfikowany.  

Data wystawienia faktury

Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną, w dniu jej przesłania do KSeF. Fakt ten potwierdza nadanie fakturze numeru identyfikującego o którym mowa wyżej. 

Wymagana akceptacja odbiorcy

Przepisy o KSeF wskazują, że otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem tejże platformy, wymaga akceptacji odbiorcy.

Korzystanie z platformy KSeF

Z platformy KSeF korzystać mogą przede wszystkim podmioty, na które obowiązek nakłada ustawa, ale także osoby, którym nadano uprawnienia do obsługi KSeF, np. członek zarządu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością. Kwestie związane z nadawaniem uprawnień omówimy w kolejnej, obszernie poświęconej temu zakresowi części.  

Przechowywanie dokumentów w KSeF

W ustawie znalazły się także zapisy dotyczące przechowywania faktur w ramach Krajowego Systemu e-Faktur. Faktury ustrukturyzowane przechowywane będą w systemie przez 10 lat licząc od końca roku, w którym zostały wystawione.

Koniec paragonów z NIP

Paragon z NIP będzie fakturą uproszczoną do końca 2024 roku.

Co z biletami?

Bilety spełniające funkcję faktury, także paragony na autostradach płatnych, zostają wyłączone z KSeF.

Awaria internetu

W przypadku awarii po stronie podatnika, przepisy przewidują możliwość wystawienia faktury w trybie offline i wysłania takiej faktury do KSeF następnego dnia roboczego.

Sankcje

Sankcje za niekorzystanie z KSeF stosowane będą od 01.01.2025, pomimo obowiązku korzystania z KSeF przez wielu przedsiębiorców już od 01.07.2024 r.

Likwidacja JPK_FA

Wydaje się być naturalną koleją rzeczy, iż w przypadku korzystania z KSeF, nie będziemy mieć już obowiązku generowania i wysyłania na żądanie organu podatkowego struktury JPK_FA. Wszystkie dane będą znajdować się w Krajowym Systemie e-Faktur, którego administratorem danych jest Krajowa Administracja Skarbowa.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowo-prawnej.